Dicas de Cálculou no Excel

Excel

É muito comum termos de colocar como resultado final de um cálculo, não o valor puro, mas sim uma resposta, composta por uma palavra ou sentença, condicionada ao resultado numérico obtido. A isso chamamos de Respostas Condicionais.

Um bom exemplo é o do controle de aprovação de uma classe de alunos. Se um aluno tirar média final maior a 6 ele estará APROVADO, em caso da média ficar entre 4 e 6 deverá ir para EXAME, enquanto que se tiver média inferior a 4 estará REPROVADO.

Vamos a planilha que nos servirá como exemplo, adapte-a para atender às suas necessidades:

A B C D E
1 NOME NOTA1 NOTA2 MÉDIA RESULTADO
2 Francisco 7 9 8,0 APROVADO
3 José 3 8 5,5 EXAME
4 Maria 7 4 5,5 EXAME
5 Carla 5 7 6,0 EXAME
6 Mota 4 3 3,5 REPROVADO

A nossa necessidade: colocar as expressões "Aprovado", "Exame" ou "Reprovado" na coluna E, de acordo com a média final do aluno (que se encontra na coluna D). Como fazer? Simples, siga os passos abaixo:

Coloque o cursor na célula E2 e digite a fórmula:
=SE(D2>6; "APROVADO"; SE(D2<4; "REPROVADO"; "EXAME" ));
Copie a fórmula por todas as demais células da coluna E, no exemplo até a linha 6;
Pronto, já podemos saber e/ou mostrar quem passou, quem não passou, ou mesmo quem vai ter fazer o EXAME FINAL, sem precisar prestar, muita, atenção aos números da coluna D.


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Bem, terminou! Não? ah, já sei, tem sempre alguém querendo ainda mais, para dar maior e melhor visibilidade aos resultados, mesmo que já estejam mais claros. O que seria agora? Por que não colocar as respostas diferenciadas em azul (para os aprovados), verde (para quem vai para os exames) e vermelho (para os não aprovados). Como fazer?.

A melhor solução é usar o recurso da FORMATAÇÃO CONDICIONAL exclusiva do Excel 97. Veja como montar essa planilha:

Entre na planilha e selecione toda a faixa de células que devam ser formatadas condicionalmente;
Selecione o menu Formatar * Formatação Condicional;
Ao se abrir a janela "Formatação Condicional" (fig. 1) altere a condição 1 para IGUAL A
e preencha o campo de resultado com a expressão ="REPROVADO";
Nessa mesma janela clique no botão FORMATAR;
Ao se abrir a janela "Formatar Células" (fig. 1) selecione as opções desejadas
no caso, pelo menos escolha a cor VERMELHA;
Pressione o botão "ADICIONAR>>";
Ao se abrir mais um grupo de formatação condicional repita os passos #3 à #5
só que desta vez defina expressão ="EXAME" e a cor VERDE;
Pressione o botão "ADICIONAR>>";
Ao se abrir mais um grupo de formatação condicional repita os passos #3 à #5
só que desta vez defina expressão ="APROVADO" e a cor AZUL;
Pronto, o resultado final deverá ficar parecido com a tabela abaixo:

A B C D E
1 NOME NOTA1 NOTA2 MÉDIA RESULTADO
2 Francisco 7 9 8,0 APROVADO
3 José 3 8 5,5 EXAME
4 Maria 7 4 5,5 EXAME
5 Carla 5 7 6,0 EXAME
6 Mota 4 3 3,5 REPROVADO


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